My name is Robert Runco and I am the attorney for the Polish Club of Denver.
As recently communicated, Club President Agnieszka Nalecz-Gembicka has resigned and there are several vacant positions on the Board. In accordance with Club Constitution and By-Laws, in the absence of the President, Vice President Katarzyna Zak and the remaining members of the Executive Board continue to be responsible for managing the Club general business until the new election.
In this situation, the Club Constitution dictates that in case of a vacancy in any position of the Executive Board, members vote to elect the replacement at the next assembly meeting.
The next Polish Club members meeting is planned for September 2022. Therefore, a new election for all Board positions and for the Audit Committee will be held on Sunday September 11th 2022.
It will be the first General Membership meeting following the annual summer recess. The Club does not typically hold events or meetings in June, July or August as many members of the Club travel abroad to Poland and elsewhere during the summer. Given that all qualified members should have the opportunity to vote for the Club’s leadership, it is reasonable to not call a special meeting for an election during the summer break.
The September election will be held according to the following voting procedures outlined in the Club’s By-laws and Constitution:
- A live, in-person vote only. Only members who are in good standing and present at the Club building on the day of the Election are entitled to vote.
- The Election Committee will present the candidates to the Executive Board and Audit Committee to the members before voting begins.
- Voting shall be by written and anonymous ballot.
- The counting of votes will be administered by the Election Committee and shall be open and in front of members.
- Election for each Board and Audit Committee position will be determined by a majority vote of all members in attendance entitled to vote.
- Election Committee consisting of three members will be elected by majority vote at the beginning of the September Election meeting before the voting takes place. The Election Committee will be in charge of all procedures of the election process such as the distribution, collection, counting, and verifying legality of ballots cast for each office, and announcing the Election results to the members.
To qualify as candidate for the Club Board or the Auditing Committee position, a member must be in good standing for at least 6 months before the election (Constitution, Art. V, Sec. 4). To qualify as candidate for President and Vice-President a member must be in good standing at least 6 months before the election and must have attended at least three meetings prior to the election (Constitution, Art. V, Sec. 5).
Due to the timing of the election, rather than conducting two votes in immediate succession, the September 2022 Election will be in place of the regular November 2022 Election. Term of new Board and the Audit Committee members elected in the September Election will commence at the October general membership meeting and will last for a term of 2 years and 3 months (October 2022 to December 2024). In November 2024 the normal elections shall resume and the newly elected Board and Audit Committee members shall serve for a regular term of two years beginning in January 2025.
If you plan to participate in the September Election, please ensure you have renewed your Club membership. All renewing member must submit a membership application along with the appropriate fee via the Club’s website: https://www.polishclubofdenver.com/membership/ or by mail (3121 W Alameda Ave Denver CO 80219).
Please do not pay the membership dues or submit membership applications through any other sources except directly to the Polish Club of Denver by paying on the Club website or by mailing a check to Polish Club of Denver at 3121 W Alameda Ave Denver CO 80219.
Sincerely,
Robert C. Runco, Esq.
Runco & Proffitt, P.C.
1616 17th St., Suite 362
Denver, CO 80202
Office. (720) 452-2646
Direct. (720) 452-2647
www.runprolaw.com
Current Board members Ms. Katarzyna Żak, Ms. Barbara Wołoch, Ms. Malgorzata Jonska, Ms. Izabela Mikołajczak Rose are resigning their current positions on the Board effective the September 2022 Election meeting. Consistent with Attorney Runco’s communication above there will be a new Election for all Board positions at the September 2022 Club members meeting.
Denver, 15 maja 2022r.
POWIADOMIENIE O WYBORACH
Szanowni Państwo,
Nazywam się Robert Runco i jestem prawnikiem Polskiego Klubu w Denver.
W maju b.r. Prezes Klubu, Agnieszka Nałęcz-Gembicka, złożyła rezygnację ze swojego stanowiska. Dodatkowo, w Zarządzie Klubu jest obecnie kilka wakatów.
Zgodnie z Regulaminem Klubu, pod nieobecność Prezesa, Wiceprezes Katarzyna Żak oraz pozostali członkowie Zarządu (Pani Barbara Woloch, Pani Małgorzata Jońska, Pani Izabela Mikołajczak Rose) tymczasowo odpowiadają za prowadzenie Klubu do czasu nowych wyborów, i planują zakończenie działalności na obecnych stanowiskach w Zarządzie z dniem zebrania wyborczego.
Konstytucja Klubu mówi, iż w przypadku zaistnienia wolnego miejsca na jakimkolwiek stanowisku w Zarządzie, członkowie Klubu wybierają na najbliższym zebraniu następcę na wolne stanowisko. Kolejne zebranie członków Klubu planowane jest na wrzesień 2022, po letniej przerwie.
W związku z powyższym, nowe wybory na wszystkie stanowiska w Zarządzie Klubu oraz do Komisji Rewizyjnej odbędą się w niedzielę 11 września 2022 roku, w budynku Klubu.
Będzie to pierwsze zebranie członków po dorocznej przerwie letniej (czerwiec, lipiec, sierpień). Zważywszy na fakt, że wszyscy pełnoprawni członkowie Klubu powinni mieć możliwość udziału w głosowaniu na kierownictwo Klubu, wybory do Zarządu nie mogą odbyć się w przerwie letniej kiedy Klub nie organizuje imprez ani spotkań a wielu członków Klubu wyjeżdża.
Wrześniowe wybory odbędą się zgodnie z następującymi procedurami określonymi w Regulaminie i Konstytucji Klubu:
- Głosowanie na żywo, osobiście. Do głosowania uprawnieni są tylko pełnoprawni członkowie Klubu, obecni w budynku Klubu w dniu wyborów.
- Komisja Wyborcza, składająca się z trzech członków, zostanie wybrana większością głosów na początku wrześniowego zebrania wyborczego, przed rozpoczęciem głosowania.
- Komisja Wyborcza przedstawi członkom kandydatów do Zarządu i Komisji Rewizyjnej, przed rozpoczęciem głosowania.
- Wybory odbędą się poprzez pisemne i anonimowe karty wyborcze.
- Obliczanie i odczytywanie głosów, nadzorowane przez Komisję Wyborczą, odbędzie się publicznie.
- Wyniki wyborów na każde stanowisko do Zarządu i Komisji Rewizyjnej zostaną roztrzygnięte większością głosów wszystkich obecnych członków, uprawnionych do głosowania.
- Komisja Wyborcza będzie odpowiedzialna za procedury procesu wyborczego takie jak rozdanie, policzenie, stwierdzenie legalności oddanych głosów na każde stanowisko oraz ogłoszanie wyników wyborów.
Podstawą zakwalifikowania się do wyborów na jakiekolwiek stanowisko w Zarządzie lub Komisji Rewizyjnej Polskiego Klubu w Denver jest przynależność do Klubu przynajmniej sześć miesięcy przed wyborami. Kandydaci na Prezesa i Wice-Prezesa muszą być pełnoprawnymi członkami Polskiego Klubu od sześciu miesięcy oraz dodatkowo muszą być obecni na przynajmniej trzech zebraniach członkowskich Polskiego Klubu przed wyborami.
Ze względu na wcześniejszy termin tegorocznych wyborów, wrześniowe wybory zastąpią regularne wybory, które według Konstytucji Klubu, planowane były na listopad b.r. Kadencja członków nowego Zarządu i Komisji Rewizyjnej wybranych we wrześniowych wyborach rozpocznie się na październikowym zebraniu członków i potrwa 2 lata i 3 miesiące (od października 2022 do grudnia 2024). W listopadzie 2024 r. wznowione zostaną regularne wybory, a nowo wybrany Zarząd i Komisja Rewizyjna rozpoczną swoją regularną, dwuletnią kadencję od stycznia 2025 roku.
Jeśli planujecie Państwo udział we wrześniowych wyborach, proszę upewnić się, że są Państwo pełnoprawnymi członkami Polskiego Klubu w Denver. Tylko pełnoprawni członkowie mają prawo do głosowania i mogą zajmować stanowiska w Zarządzie oraz w Komisjach. Aby odnowić członkostwo, prosimy o złożenie aplikacji wraz z wymaganą opłatą bezpośrednio do Klubu przez klubową stronę internetową: https://www.polishclubofdenver.com lub pocztą na adres Klubu 3121 W Alameda Ave Denver CO 80219.
Prosimy NIE WPŁACAĆ SKŁADEK członkowskich oraz NIE SKŁADAĆ APLIKACJI członkowskich do żadnych innych osób/adresów, aniżeli tylko bezpośrednio do Polskiego Klubu w Denver przez stronę internetową Klubu lub wysyłając czek oraz podanie na adres Klubu (3121 W Alameda Ave Denver CO 80219).
Z poważaniem,
Robert C. Runco, Esq.
Runco & Proffitt, P.C.
1616 17th St., Suite 362 Denver, CO 80202
Office. (720) 452-2646 | www.runprolaw.com